Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Workflow Transactional Email („die App“) personenbezogene Daten verarbeitet. Die App wird betrieben von der Code Creation Labs GmbH, Friedensstr. 1, 47647 Kerken, Deutschland (Yann Faulhaber; Amtsgericht Kleve, HRB 20472; USt-IdNr. DE451671933).

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected].

2. Unsere Rolle: Auftragsverarbeiter für den Händler

Die App wird von einem Shopify-Händler (dem „Händler“) installiert, um Shopify Flow zu erweitern. Für alle personenbezogenen Daten, die in den Shop-Daten und den Flow-Payloads enthalten sind, die der Händler über die App leitet, ist der Händler der für die Datenverarbeitung Verantwortliche, und wir handeln als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Händlers gemäß Artikel 28 DSGVO. Unsere Auftragsverarbeitungsvereinbarung finden Sie unter dpa.

Wir sind nur für die begrenzten Konto- und Betriebsdaten Verantwortlicher, die wir benötigen, um den Dienst zu betreiben und mit dem Händler zu kommunizieren (zum Beispiel die Kontakt-E-Mail-Adresse des Händlers, die Shop-Domain und den Tarif sowie die Support-Korrespondenz).

3. Was wir verarbeiten und warum

Zweck der Verarbeitung: Versand transaktionaler E-Mails aus Shopify Flow über das verbundene Postfach des Händlers (Google Workspace oder Microsoft 365 via OAuth) oder ein vom Händler konfiguriertes SMTP-Relay; sowie die Ausführung der HTTP-Request-Aktion - das Absenden ausgehender HTTP-Anfragen, die der Händler konfiguriert, die Rückgabe der Antwort an Shopify Flow und die Speicherung eines Ausführungsverlaufs beider Aktionen.

Kategorien personenbezogener Daten: E-Mail-Adressen und Namen der Empfänger, Nachrichteninhalte (die Bestell- und Kundendaten enthalten können, die der Händler über Flow-Variablen einfügt), die Zugangsdaten / OAuth-Tokens für das verbundene Versand-Postfach des Händlers sowie alle personenbezogenen Daten, die in den Request- oder Response-Payloads der vom Händler konfigurierten HTTP-Anfragen enthalten sind - welche die App an Shopify Flow zurückgibt und im Ausführungsverlauf speichern kann.

Kategorien betroffener Personen: Die Kunden und E-Mail-Empfänger des Händlers, alle Personen, deren Daten in den Nachrichteninhalten oder in den HTTP-Request-/Response-Payloads erscheinen; die eigenen Mitarbeiter des Händlers, die die App nutzen.

Rechtsgrundlage: Erfüllung des Vertrags mit dem Händler und unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und Absicherung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Für die personenbezogenen Daten, die der Händler über die App leitet, bestimmt der Händler die Rechtsgrundlage gegenüber seinen eigenen Kunden.

4. Wo Ihre Daten gehostet werden

Unsere Verarbeitung erfolgt in der Europäischen Union auf Google Cloud, Region europe-west1 (Belgien). Datenbanken, Caches, Dateispeicher und Anwendungsprotokolle werden in dieser Region gespeichert, Datenbank-Backups in Googles EU-Multiregion. Alle Daten werden im Ruhezustand verschlüsselt.

Zugangsdaten und Tokens (wie SMTP-Passwörter und Postfach-OAuth-Tokens) werden zusätzlich auf Feldebene mit Google Cloud KMS und separaten Schlüsseln verschlüsselt und nur im Arbeitsspeicher für den Moment der Ausführung einer Anfrage entschlüsselt.

Unsere öffentliche Website und die Dokumentation der App werden über Cloudflare, Inc. bereitgestellt (DNS, TLS-Terminierung und Edge-Caching), die die technischen Verbindungsdaten der Besucher verarbeitet. Die App selbst und alle Händlerdaten verbleiben auf Google Cloud in der Region europe-west1.

5. Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen zur Erbringung des Dienstes folgende Unterauftragsverarbeiter ein. Jeder ist durch eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit unseren Pflichten entsprechenden Verpflichtungen gebunden:

Google Cloud (Google Ireland Limited) - Rechenleistung, Speicher (inkl. verschlüsselter Anhangsspeicherung auf Google Cloud Storage) und Schlüsselverwaltung über Cloud KMS - Europäische Union - Google Cloud Region europe-west1 (Belgien) - AVV: https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum
Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited) - Übermittlung der ausgehenden E-Mails des Händlers (Empfänger, Betreff, Text, Anhänge), wenn ein Microsoft-Postfach verbunden ist - EU / Region des Microsoft-Mandanten des Händlers - AVV: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA
Google Workspace (Google Ireland Limited) - Übermittlung der ausgehenden E-Mails des Händlers, wenn ein Google-Workspace-Postfach verbunden ist - EU / Region des Google-Mandanten des Händlers - AVV: https://workspace.google.com/terms/dpa_terms.html
Shopify International Limited - Die Shopify-Plattform - die App empfängt Trigger von Shopify Flow und gibt Daten an Shopify Flow zurück; diese Daten können personenbezogene Daten enthalten, die der Händler darüber leitet - Irland (EU); Shopify ist weltweit tätig, Drittlandübermittlungen sind gemäß Kapitel V DSGVO abgesichert (SCC / EU-U.S. DPF) - AVV: https://www.shopify.com/legal/dpa
Amazon Web Services EMEA SARL - Zustellung unserer Service-Benachrichtigungs-E-Mails an den Händler sowie ausgehender E-Mails für E-Mail-Schritte, die ohne verbundenen Absender des Händlers gespeichert wurden - Europäische Union - AWS-Region eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland) - AVV: https://d1.awsstatic.com/legal/aws-dpa/aws-dpa.pdf

6. Datenspeicherung und -löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist. Der gesamte Verarbeitungsverlauf (Versand-, Ausführungs- und Webhook-Verlauf) wird automatisch nach 30 Tagen gelöscht, und Betriebsprotokolle werden höchstens 30 Tage aufbewahrt. Verschlüsselte Datenbank-Backups werden innerhalb von 14 Tagen rotiert.

Die Deinstallation der App löscht die Daten des Händlers; bei Vertragsbeendigung löschen oder geben wir alle im Auftrag des Händlers verarbeiteten personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen zurück, sofern nicht Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats eine Speicherung vorschreibt. Wir erfüllen die von Shopify vorgeschriebenen Datenschutz-Webhooks (customers/data_request, customers/redact und shop/redact) innerhalb der von Shopify vorgegebenen Fristen.

Händler können jederzeit die Löschung beantragen, indem sie [email protected] kontaktieren.

7. Internationale Datenübermittlungen

Unsere eigene Infrastruktur befindet sich in der EU. Soweit ein Unterauftragsverarbeiter - insbesondere Shopify - personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeitet, wird die Übermittlung gemäß Kapitel V DSGVO abgesichert, insbesondere durch die EU-Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, das EU-U.S. Data Privacy Framework.

8. Ihre Rechte

Vorbehaltlich der geltenden Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Unsere federführende Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Da wir in der Regel als Auftragsverarbeiter des Händlers tätig sind, sollten Anfragen bezüglich der Kundendaten eines Händlers am besten direkt an diesen Händler gerichtet werden; wir unterstützen den Händler bei der Beantwortung.

9. Kein Tracking auf dieser Website

Diese Website setzt keine Werbe- oder Analyse-Cookies von Drittanbietern und bindet keine Tracker von Drittanbietern ein.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage widerzuspiegeln. Die aktuelle Version und ihr Datum werden oben auf dieser Seite angezeigt; wesentliche Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern werden gemäß unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung mitgeteilt.

11. Unsere weiteren Apps

Wir betreiben weitere Shopify-Apps, die jeweils über eine eigene Datenschutzerklärung verfügen:

Workflow Webhooks: https://workflow-webhooks.app
Workflow Trigger Extensions: https://workflow-trigger-extensions.app
Workflow Functions: https://workflow-functions.app